Опросник руководителя: автоматизация и готовность к ИИ

15 вопросов о конкретном процессе вашей команды.

Отвечайте о работе за последние три месяца; для редкой работы — о последнем завершённом случае. Если организатор уже выбрал процесс, отвечайте именно о нём. В остальных случаях выберите знакомую вам работу, которую действительно выполняли.

Если не можете выбрать знакомый процесс или задачу, напишите в вопросе 1 «не могу выбрать» и завершите анкету: сначала нужно уточнить предмет опроса.

В закрытых вопросах выберите один ответ, который лучше всего описывает ситуацию. Вопросы 1, 2 и 15 — открытые; достаточно короткого ответа. «Не знаю» — допустимый ответ. Не указывайте имена клиентов, персональные данные и закрытые сведения.

Под автоматизацией без ИИ понимаются действия программы по заданным правилам: расчёт, перенос данных, уведомление. Само наличие программы ещё не означает, что она выполняет работу за человека. ИИ — например, инструмент, который готовит текст, анализирует содержание или распознаёт изображения. Если состав инструмента неизвестен, не угадывайте.

Цель — понять текущую работу и выбрать полезный следующий шаг. Применение ИИ не предполагается обязательным.

1. Какой процесс вашей команды вы выбрали?

Открытый ответ: короткое название. Например: «Согласование закупки», а не «Все закупки». Если знаете только участок процесса, назовите этот участок.

2. Какой основной результат должен давать этот процесс?

Открытый ответ: один конкретный результат. Например: «Согласованная заявка, по которой можно оформить заказ».

3. Что чаще всего затрудняло этот процесс?

[ ] Ожидание данных.
[ ] Ожидание согласования.
[ ] Поиск нужной информации.
[ ] Повторный ручной ввод или перенос данных.
[ ] Переделки результата.
[ ] Нехватка времени специалиста.
[ ] Другая трудность.
[ ] Заметных трудностей не было.
[ ] Не знаю.

4. Как команда обычно выполняла типовые случаи?

[ ] По общему письменному порядку, который соответствует практике.
[ ] По общему порядку, который не записан.
[ ] Есть письменный порядок, но на практике ему часто не следуют.
[ ] Каждый исполнитель выбирает свой порядок.
[ ] Типовых случаев нет: каждый требует отдельного разбора.
[ ] Не знаю.

5. Какие действия программы выполняют в этом процессе по заданным правилам, без ИИ?

[ ] Ни одного рабочего действия.
[ ] Часть рабочих действий.
[ ] Все рабочие действия; за людьми остаются контроль и разбор исключений.
[ ] Не знаю.

Рабочие действия создают или передают результат. Работу ИИ здесь не учитывайте: о ней вопрос 6.

6. Каково текущее состояние применения ИИ в этом процессе?

[ ] Никогда не пробовали.
[ ] Сейчас только пробуют; в обычную работу ещё не включили.
[ ] Раньше пробовали или использовали, но сейчас прекратили.
[ ] Сейчас используют в обычной работе хотя бы на одном этапе.
[ ] Не знаю, применяется ли ИИ.

7. На что команда опиралась при оценке результата процесса?

[ ] На регулярно собираемые показатели по завершённым случаям.
[ ] На разбор отдельных случаев без регулярных показателей.
[ ] На общие впечатления и отзывы.
[ ] Результат отдельно не оценивали.
[ ] Не знаю.

8. Насколько доступны команде нужные исходные данные?

[ ] Все необходимые данные удаётся получить; чаще без задержки работы.
[ ] Все необходимые данные удаётся получить, но в половине случаев или чаще это задерживает работу.
[ ] Не все необходимые данные удаётся получить.
[ ] Для этой работы исходные данные не требуются.
[ ] Не знаю.

Если часть данных получить не удаётся, выбирайте третий ответ, даже когда остальные приходят с задержкой.

9. Как часто полученные данные приходилось исправлять перед использованием?

[ ] Ни в одном случае.
[ ] Хотя бы в одном случае, но реже чем в половине случаев.
[ ] В половине случаев или чаще, но не каждый раз.
[ ] Каждый раз.
[ ] Данные не получали или не использовали.
[ ] Не знаю.

10. Насколько команде понятны правила передачи рабочих данных в ИИ?

[ ] Известно, какие данные в какие инструменты разрешено передавать.
[ ] Часть разрешений известна, но остаются неясные случаи.
[ ] Передавать эти данные в ИИ запрещено.
[ ] Правила команде не сообщены.
[ ] Не знаю.

11. Определено ли, кто согласует изменение этого процесса?

[ ] Да, я могу согласовать его самостоятельно.
[ ] Да, известен другой человек или орган согласования.
[ ] Нет, ответственный за согласование не определён.
[ ] Не знаю.

12. Как обычно проверяют результат процесса перед дальнейшим использованием?

[ ] Человек проверяет каждый результат по определённым требованиям.
[ ] Человек проверяет каждый результат, но общие требования не определены.
[ ] Человек проверяет только часть результатов.
[ ] Проверка полностью автоматическая.
[ ] Отдельной проверки нет.
[ ] Не знаю.

13. Какое наиболее серьёзное последствие возможной ошибки вы видите?

[ ] Ошибку можно исправить до того, как она повлияет на других.
[ ] Задержки или переделки внутри команды.
[ ] Ущерб клиенту, финансовые потери или нарушение обязательств.
[ ] Угроза здоровью, безопасности или правам человека.
[ ] Другое существенное последствие.
[ ] Не знаю.

14. Что сейчас больше всего мешает улучшить этот процесс?

[ ] Непонятно, какой способ работы нужно улучшать.
[ ] Нет доступа к нужным данным.
[ ] Нет доступа к подходящему инструменту.
[ ] Мешает качество исходных данных.
[ ] Не хватает практических навыков.
[ ] Не хватает времени на изменения.
[ ] Неясно, что разрешено.
[ ] Неясно, кто отвечает за результат.
[ ] Есть опасения по поводу последствий изменений для людей.
[ ] Другое препятствие.
[ ] Существенных препятствий не вижу.
[ ] Не знаю.

15. Какое одно изменение процесса стоит проверить первым?

Открытый ответ. Можно предложить обычную автоматизацию, применение ИИ или изменение порядка работы. Допустимы ответы «изменения не нужны» и «сначала нужно разобраться».