Как собрать корпоративного бота по анализу встреч, который будет работать бесплатно (при определённых вводных)

Это был первый «обречённый на успех» пилотный проект ИИ-трансформации. Мы тогда только развернули n8n и учились собирать корпоративных агентов. Нужно было сделать что-то простое и при этом заметное для всей компании. Получилось очень изящное решение — в лучших традициях ТРИЗ.

Контекст:
1. У нас в компании любят встречи, но не любят фиксировать их итоги 😬 . Поэтому иногда сложно вспомнить, что мы там обсуждали и о чём договорились.
2. Технически почти все встречи проходят онлайн в сервисе Контур.Толк, который «из коробки» и без доплаты умеет создавать ИИ-транскрипт и протокол на базе записи.
3. Основной канал коммуникации — почта Outlook: там ставятся встречи и туда же принято скидывать итоги (если их кто-то делает). Там же обычно потом ищут какую-либо информацию.

Имеем проблему:
Вспомнить, что было на встрече, можно с помощью ИИ-протокола, который лежит в артефактах Толка, но люди привыкли искать всю информацию в почте и хотят видеть его там.

💪 Задача:
Сделать так, чтобы сразу после встречи ИИ-протокол и ссылка на запись отправлялись участникам на почту.

Сделали бота на базе бесплатного оркестратора n8n:
1. Каждые 15 минут бот ходит в API Толка и получает список завершившихся встреч.
2. По этим встречам запрашивает запись, протокол и список участников.
3. Формирует и отправляет участникам письмо, где в теле письма — протокол и ссылка на запись.

На разработку и тестирование ушло 2 недели. Делалось силами собственного программиста, которого выдернули с другого проекта.

Сколько стоило:
• около 40 часов разработчика;
• 0 рублей на ИИ-модели 💵

Результат:
После любой встречи (где велась запись) участникам придёт на почту письмо с протоколом (что обсуждали, к чему пришли, какие задачи). Любой протокол легко найти через поиск в почте, и можно прямо в созданной ботом переписке продолжить обсуждение.

Бот прекрасно работает уже много месяцев и всех радует 👍 .

Рекомендации, если решите делать у себя:
1️⃣ Технически там всё не так просто (креплю реальную схему бота). Поэтому лучше позвать настоящего программиста (любого) — сэкономите время и нервы.
2️⃣ Самим переводить видео в текст, а текст — в протокол — очень дорого; плюс это не позволяет разделять собеседников. Постарайтесь использовать мощности сервисов для видеоконференций и забирать уже готовые артефакты по API (ИИ-расшифровка и API есть у всех популярных платформ).
3️⃣ Отправляйте в тот канал, который популярен у вас в компании. Мы выбрали почту, поскольку там общаются сотрудники. Технически бот может слать всё куда угодно.